1. 이메일 관리의 필요성
매일 수십, 수백 통의 이메일을 받는 현대인에게 이메일 관리는 필수입니다. 정리하지 않으면 중요한 메일을 놓치거나, 불필요한 알림에 집중력이 분산될 수 있습니다. Gmail은 다양한 기능을 제공해 메일함을 깔끔하게 유지할 수 있도록 돕습니다.
2. 라벨로 카테고리화하기
Gmail의 핵심 기능 중 하나는 라벨입니다. 라벨은 메일을 주제별로 구분해 붙일 수 있는 태그 역할을 합니다. 예를 들어 “업무”, “가족”, “구독” 라벨을 만들어두면 메일이 도착했을 때 빠르게 분류할 수 있습니다. 라벨 색상을 지정하면 한눈에 구분할 수 있어 더 효율적입니다.
3. 필터로 자동 분류
매번 수동으로 정리하는 것은 번거롭습니다. 이럴 때 유용한 기능이 필터입니다. 보낸 사람, 제목, 키워드 조건을 설정해 두면, 해당 조건에 맞는 메일은 자동으로 라벨이 붙거나 특정 폴더로 이동됩니다. 예를 들어 “광고”라는 단어가 들어간 메일은 자동으로 ‘프로모션’ 라벨에 정리되도록 설정할 수 있습니다.
4. 중요 메일 표시
Gmail은 AI 기반으로 중요 메일을 자동 표시해 줍니다. 하지만 직접 별표(⭐) 기능을 활용하면 더 확실하게 관리할 수 있습니다. 중요한 프로젝트 관련 메일이나 결제 내역 메일은 별표를 추가해 두면 빠르게 검색할 수 있습니다.
5. 아카이브 기능 활용
읽은 메일을 무조건 삭제하기보다는 아카이브 기능을 활용하는 것이 좋습니다. 아카이브를 사용하면 받은편지함에서는 사라지지만 검색을 통해 언제든 다시 찾을 수 있습니다. 불필요한 삭제를 줄이면서 메일함은 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
6. 검색 연산자로 빠르게 찾기
Gmail은 강력한 검색 기능을 제공합니다. 예를 들어 from:abc@gmail.com을 입력하면 특정 발신자의 메일만 확인할 수 있고, has:attachment는 첨부파일이 있는 메일만 보여줍니다. 이런 검색 연산자를 활용하면 수천 통의 메일 중에서도 원하는 내용을 몇 초 만에 찾을 수 있습니다.
7. 구독 메일 정리
뉴스레터나 쇼핑몰 메일이 쌓이면 받은편지함이 금세 복잡해집니다. 필요 없는 구독은 과감히 구독 취소를 하고, 자주 보는 뉴스레터는 필터를 설정해 별도의 폴더로 자동 이동하도록 설정하세요. 이렇게 하면 중요한 메일만 메인함에 남겨둘 수 있습니다.
8. 알림 최소화
업무 집중력을 높이려면 이메일 알림을 최소화하는 것도 중요합니다. Gmail 앱에서 푸시 알림을 ‘중요 메일만’으로 설정하면 불필요한 방해를 줄일 수 있습니다. 메일 확인은 하루에 몇 번 정해진 시간에만 하는 습관도 효과적입니다.