클라우드를 통해 문서, 사진, 프로젝트 파일을 공유하는 것은 업무와 개인생활 모두에서 매우 편리합니다. 하지만 ‘공유 링크 한 번 잘못 설정’으로 인해 외부인에게 민감한 정보가 유출되는 사례가 계속 발생하고 있습니다. 이번 글에서는 클라우드 파일을 공유할 때 자주 발생하는 권한 설정 실수와 이를 예방하는 구체적인 방법을 살펴보겠습니다.
1. ‘링크가 있는 모든 사용자에게 공개’ 설정의 위험성
많은 클라우드 서비스(구글 드라이브, 원드라이브, iCloud 등)는 기본적으로 ‘링크를 아는 사람은 누구나 열람 가능’ 옵션을 제공합니다. 이 설정은 공유가 편리하지만, 링크가 외부로 유출될 경우 누구든 접근할 수 있다는 뜻이기도 합니다. 업무 문서나 개인정보가 포함된 자료는 반드시 ‘특정 사용자만 보기 가능’으로 제한해야 합니다.
2. 권한 수준(읽기 / 댓글 / 편집) 구분하기
클라우드에서는 단순히 “공유”만 하는 것이 아니라, 사용자의 접근 권한을 세분화할 수 있습니다. 예를 들어 구글 드라이브의 경우 ‘보기 전용’, ‘댓글 작성 가능’, ‘편집 가능’ 중 선택이 가능합니다. 편집 권한을 부여하면 상대방이 파일을 변경하거나 삭제할 수도 있으므로, 협업이 필요한 경우가 아니라면 읽기 전용으로 제한하는 것이 안전합니다.
3. 외부 이메일 계정 공유 시 인증 절차 확인
회사 클라우드 계정(Google Workspace, Microsoft 365 등)을 사용하는 경우, 조직 외부 사용자와 파일을 공유할 때는 해당 사용자가 실제 존재하는 이메일인지, 또는 보안 인증(OTP, 2FA)을 완료했는지 반드시 확인해야 합니다. 일부 서비스는 외부 공유 시 ‘접근 승인 요청’ 절차를 추가할 수 있어 이를 활성화하는 것이 좋습니다.
4. 만료 기간 설정으로 접근 제한하기
공유 파일을 장기적으로 열람할 필요가 없다면 ‘접근 만료일’을 설정하는 것이 좋습니다. 구글 드라이브, Dropbox, Box 등 일부 서비스에서는 공유 링크에 유효기간을 부여할 수 있어, 정해진 기간이 지나면 자동으로 접근이 차단됩니다. 이는 임시 프로젝트나 계약서, 견적서 공유 시 특히 유용합니다.
5. 활동 로그를 통한 접근 이력 관리
클라우드 보안 관리에서 가장 중요한 것은 ‘누가 언제 접근했는가’를 확인하는 것입니다. 구글 드라이브의 ‘활동’ 메뉴나 OneDrive의 ‘감사 로그’ 기능을 활용하면 파일 열람, 수정, 다운로드 기록을 확인할 수 있습니다. 이 로그를 주기적으로 점검하면 비정상적인 접근을 조기에 차단할 수 있습니다.
6. 클라우드별 권한 관리 기능 비교 요약
| 서비스 | 공유 링크 권한 설정 | 유효기간 설정 | 활동 로그 제공 |
|---|---|---|---|
| Google Drive | 보기 / 댓글 / 편집 | O (유료 계정) | O |
| OneDrive | 보기 / 편집 | O | O |
| Dropbox | 보기 / 편집 | O | O (Business 계정) |
7. 권한 관리 자동화 팁
기업용 클라우드에서는 파일 수가 수천 개에 달하기 때문에 일일이 권한을 점검하기 어렵습니다. 이럴 때는 ‘권한 검사 자동화 스크립트(Google Apps Script, Power Automate)’를 활용하여 외부 공유된 파일을 주기적으로 스캔하고, 불필요한 권한을 자동 해제하도록 설정할 수 있습니다.
정리
클라우드 파일 공유는 협업의 핵심이지만, 권한 설정을 소홀히 하면 의도치 않은 정보 유출로 이어질 수 있습니다. 공유 시에는 항상 ‘누가’, ‘얼마나’, ‘얼마 동안’ 접근 가능한지를 점검해야 하며, 정기적인 권한 점검과 로그 확인을 습관화하면 클라우드 보안을 한층 강화할 수 있습니다.